[singlepic id=58 w=220 float=left]Was ist Email?
E-Mail = elektronische Post (der, das Mail)

Wofür kann ich Emails nutzen?
Emails zur Kommunikation (z.B. „wie geht, was läuft grad so?“)
Emails zur Organisation (Veranstaltungsplanung / Exkursion)
Emails zur Distribution (Liefern von Infos)
Emails zur Kooperation / Kollaboration

Beispielszenarien
Eine Mailadresse für ein ganzes Seminar einrichten
Erinnerungsmails
Email als Einstiegsmedium (leicht bedienbar, jeder hat eine Mailadresse)
Email um technisch weniger Begabte abzuholen
Email als Überall-Medium
Email zum Füttern von Webdiensten (z.B. Blogs oder Social Networks (XING?))
Emails wenn es auf den Zeitstempel des Absendens/Empfangens ankommt
Emails um ein gemeinsames Produkt im Stile der „Stillen Post“ zu erstellen.
Emails als moderne Form des Briefwechsels im Sinne alter Dichter und Denker, zur gegenseitigen Erarbeitung von Fragestellungen / Lebensinhalten
Emails zur Vertiefung eingereichter Hausarbeiten
Emails zur Beratung
Emails zur Betreuung
Emails zur Themenzündfunke (zur Weiterbearbeitung in anderen Medien)
Emails zur Motivation
Emails als Mailverteiler (jeder darf allen schreiben)
Emails als zusätzliches Medium für Rückfragen zu einer Arbeitsaufgabe in der bspw. Foren oder Wikis benutzt werden.

Erreichbarkeit
1:1
1:n
(n:n – Mailingliste)

Vorbereitung für die Arbeit mit Emails
Jeder Email kann eine Visitenkarten / Signatur angehängt werden.
Signaturen am Ende einer E-Mail erleichtern die Kontaktaufnahme.
Signaturen sollten immer durch einen Signaturtrenner „–“ vom eigentlichen Text optisch getrennt werden.
Viele Mailprogramme erkennen den Trenner und damit auch die Signatur automatisch.

Aufbau der Signatur bei Emails
Firmenname
Vorname Name
Abteilung
Adresse
Telefon
Fax
Email
Internetseite

Hinweis: E-Mails zu den Geschäftsbriefen! Hierfür gibt es gesetzliche Bestimmungen.
Pflichtangaben:
Firma
Ort der Niederlassung (postalische Anschrift)
Handelsregister (Nummer und Gericht)
Geschäftsführer / Gesellschafter / Vorstandmitglieder (je nach Geschäftsform)
Telefon- und Faxnummer, Unternehmenslogo, Abteilung, Website, E-Mail-Adresse etc. sind freiwillig, gehören zum „guten Ton“

Netiquette für Email / Richtlinien der Kommunikation
Aussagekräftige kurze Betreffzeile
Mails mit Realnamen verschicken
Wenn offizielle Mail der Hochschule vorhanden, diese nutzen
Unterteilung in Absätze
Max. Zeilenlänge = 70 Zeichen (ca. 10 Wörter)
Nur eine Kernaussage pro Mail
Signatur anhängen
Ausdruck / Rechtschreibung prüfen
Beim Versand einer Mail an mehrere Adresse das BCC Feld (Blind Carbon Copy – Blindkopie – Blindkohlekopie, kommt aus der Zeit des Papierdurchschlags auf Kohlepapier) verwenden. (Nicht jeder mag es, wenn die eigene Email weitergegeben wird. > Spamgefahr!)
Verwenden Sie Mailauszüge anderen nie in einem anderen Kontext
Bei Antworten an Mailverteiler, darauf achten ob die Mail an alle oder nur an den Einzelnen gehen soll
Bei versendeten Anhängen sorgen Sie dafür das Adressesaten diesen immer öffnen können, z.B. PDF statt DOC
Achten Sie auf Virenfreiheit

Regeln für Antwortmails
Bei Mailinglisten mitteilen auf wen Sie sich beziehen
Quote: Zitieren (wenn nötig)
> immer nur soviel wie nötig (Rest löschen)
> Die Zitation wird durch ein Größer-Zeichen (>) vor jeder Zeile kenntlich gemacht
Werden mehrer Personen angeschrieben und der Bezug in der Antwort findet nur auf eine Person statt diese mit @Name versehen.

Online-Sprache
@Name = Direkte Ansprache (z.B. bei Sammelmails)
Akronyme (Abkürzungen)
Emoticons (US / Japan)
GROßBUCHSTABEN (bedeuten „Schreien“)
Immer kurz und prägnant formulieren

Mit Mails arbeiten
Geben Sie an mit welchem Ziel Sie Email für Ihre Arbeit einsetzen wollen (Förderung von Kommunikation)
Geben Sie an ob die Betreffzeile abgesprochene Kürzel (z.B. Kurskürzel zum Filtern) beinhalten sollen
Geben Sie an in welcher Zeitdauer Sie auf Mails antworten (2x pro Woche – Di./Fr.)
Geben Sie an in welcher Zeitspanne Sie Antworten der Teilnehmer erwarten (innerhalb von 3 Tagen)
Geben Sie an wie viel Text Sie zu lesen bereit sind (Din A4 Seite)
Geben Sie an wie Sie angesprochen werden möchten (förmlich oder Locker umgangssprachlich?)

Arbeit mit Mailinglisten
Geben Sie an wen Sie zur Mitarbeit in der Mailingliste anschreiben (Umfeld abklären)
Geben Sie an welche Themen für die Mailinglsite relevant sein könnte und welche es nicht sind
Geben Sie an welche Art der Netiquette Sie erwarten (z.B. Du oder Sie)
Geben Sie an wie oft und in welchem Umfang Sie Beiträge erwarten (1x pro Woche / 5 Zeilen)

Schwierigkeiten
Potential an Mißverständlichkeit (wie bei allen schriftlichen Konversationen)
Postfächer voll / Mail kommt nicht an
Dozent weiß nicht, wann Mails gelesen werden

Fake Mailadressen
Mit Fakemails/Wegwerfmails lassen sich sehr schnell und einfach Probeaccounts für andere Dienste generieren, wenn es z.B. nötig ist einen Web 2.0 Dienst zu verwenden, man den Teilnehmern aber nicht zumuten möchte sich selbst dort anzumelden.
Beispiele:
trash-mail.com
sofort-mail.de

Weiterführende Literatur für die Arbeit mit Emails
101 e-Le@rning Seminarmethoden
Das eLearning-Praxisbuch
E-titvitis
Thiagi (Webseite)